Wenn Verantwortung und Kreativität zusammenstoßen: Sichere Veranstaltungspläne entwerfen

In den letzten beiden Jahren haben wir fast alle Aspekte der Planung virtueller Veranstaltungen und der Unterhaltung eines virtuellen Publikums von zu Hause aus behandelt. Jetzt, da wir wieder zu persönlichen Veranstaltungen zurückkehren, können wir über viele Themen der Veranstaltungsplanung sprechen, die wir seit März 2020 nicht mehr benötigt haben. Lass uns mit den Grundlagen beginnen: dem Veranstaltungslayout! Vom ersten Eindruck, den deine Teilnehmer am Eingang deiner Veranstaltung gewinnen, bis hin zur Art und Weise, wie sie sich durch den Veranstaltungsort bewegen, bestimmen die Layouts die Energie und das Gefühl deiner gesamten Veranstaltung.

Das perfekte Veranstaltungslayout muss heute auch COVID-19-Sicherheitsmaßnahmen berücksichtigen. Es ist wichtig, bei der Gestaltung sicherer Veranstaltungslayouts über Notausgänge und Sicherheitsprotokolle hinauszudenken. Wenn Sie sich ausschließlich auf die Einhaltung von COVID-19-Maßnahmen konzentrieren, ohne an das gestalterische Konzept zu denken, könnte Ihre Veranstaltung steril und klinisch wirken. Das möchten Sie sicherlich vermeiden.

Veranstaltungs-Layouts Revisited

Eine Faustregel bei der Gestaltung von Veranstaltungen lautet: Je mehr Mühe du in das Layout steckst, desto höher ist die Chance, dass deine Teilnehmer die Veranstaltung genießen werden. Aber anders als bei der kreativen Gestaltung, ist das Layout etwas, was die Teilnehmer oft unbewusst wahrnehmen – es sei denn, es ist wirklich schlecht gemacht.

Beim Veranstaltungslayout geht es um deinen Personenverkehr: Einlass, Auslass und Rückzug. Wie werden sich deine Teilnehmer verhalten?

Wie bewegst du dich durch den Veranstaltungsort? Wie kannst du den verfügbaren Raum am besten nutzen? Dies gibt den Ton für das gesamte Erlebnis vor und beeinflusst folglich die Stimmung deiner Teilnehmer. Ein großartiges Event-Layout ist jedoch nicht nur auf Effizienz ausgerichtet, sondern bietet auch die Möglichkeit, beeindruckende Spezialeffekte und Veranstaltungstechnik einzubauen, die einen bleibenden Eindruck bei deinen Zuhörern und Stakeholdern hinterlassen.

Sichere Event-Layouts im Jahr 2023

Aber in dieser neuen Ära der sicheren Event-Layouts gelten die alten Regeln vielleicht nicht mehr. Du musst darüber nachdenken, wie sich die Theorie deiner Veranstaltungen verändert hat und dir eingestehen, dass dein Planungsbuch für Veranstaltungen tot ist. Im letzten Jahr haben wir so viele Lektionen gelernt, aber sofort nach der Rückkehr wollte jeder wieder so vorgehen wie im Jahr 2019. Das wird nicht funktionieren. Du musst die Dinge anders angehen.

Im Hinblick auf Grundrisse, Sitzpläne und andere Raumüberlegungen sollten Veranstaltungsplaner:

Wenn du sichere Veranstaltungspläne entwerfen möchtest, musst du das Risiko von Virenübertragungen minimieren, indem du die COVID-Richtlinien einhältst. Außerdem solltest du ein hybrides Veranstaltungsmodell wählen, das am besten zu den Merkmalen deines persönlichen Publikums passt.

Sichere Gestaltung von Veranstaltungen & COVID-19

Die „Considerations for Events and Gatherings“ (Überlegungen zu Veranstaltungen und Versammlungen) der CDC enthalten eine Reihe von Richtlinien, die sich direkt auf die Gestaltung von sicheren Veranstaltungsplänen beziehen. Hier sind die wichtigsten Punkte:

Beschränke die Anzahl der persönlichen Teilnehmer, indem du eine virtuelle Teilnahme anbietest (ja, die CDC selbst ist auf dem Hype-Zug für hybride Veranstaltungen!).

Plane dein Veranstaltungslayout so, dass die Teilnehmer einen Abstand von 6 Fuß voneinander haben. Richte Einbahnstraßen für den Fußgängerverkehr ein, um Engpässe zu vermeiden – dazu gehören separate Ein- und Ausgänge und mehrere Ein- und Ausgänge. Ermutige alle oben genannten Punkte durch geeignete Beschilderung und soziale Distanzierungsmittel wie blaues Markierungsband und Trennwände.

Außerdem kannst du verschiedene Veranstaltungstechnologielösungen nutzen, um eine nahtlose Registrierung, Gesundheitskontrolle und Kontaktverfolgung zu ermöglichen.

Obwohl Sicherheit und die Einhaltung von COVID-19 immer an erster Stelle stehen sollten, kann die strikte Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien allein schon dazu führen, dass Veranstaltungen zu einem wahrhaft dystopischen Erlebnis werden: Die Teilnehmer gehen im Gänsemarsch, halten Abstand und lesen Schilder, die sie auf Schritt und Tritt an die Tragödie des „neuen Normalen“ erinnern. Andererseits könnte die Beschränkung der Sicherheitsprotokolle auf ein Minimum bei den Teilnehmern Unbehagen auslösen. Das wird definitiv nicht unbemerkt bleiben.

Wenn du ein Veranstaltungsplaner bist, solltest du ein wenig Design Thinking anwenden. Hier treffen Kreativität und Verantwortung aufeinander! Ein gutes und sicheres Veranstaltungslayout sollte dafür sorgen, dass sich die Teilnehmer wohl fühlen. Es ist wichtig, dass die Einhaltung der COVID-Richtlinien so weit wie möglich in das Veranstaltungslayout selbst integriert wird. Auf diese Weise können sich die Teilnehmer sicher und gut aufgehoben fühlen, was sich auch positiv auf das Engagement des Publikums auswirkt.

Sichere Event-Layouts & Event-Design

Gut, dass Veranstaltungsplaner ihre kreative Strategie nicht allein entwickeln müssen. Um zu sehen, wie ihre Veranstaltung aussehen wird, sollten sie computergestütztes Design (CAD) und 3D-Renderings verwenden. Mit solchen Softwarelösungen lassen sich präzise und genaue Grundrisse erstellen, die den Veranstaltungsplanern helfen, ihre Veranstaltungen zu visualisieren. Sie können verschiedene sichere Layout-Optionen für Veranstaltungen ausprobieren und Backup-Lösungen vorbereiten. So können sie sicherstellen, dass sie den verfügbaren Raum optimal nutzen und dass ihr Veranstaltungsort ausreichend Kapazität hat.

Und dann gibt es noch die kleinen Details wie die Beschilderung, die die Teilnehmer durch den Veranstaltungsort führt. Verantwortungsvolles Handeln bedeutet nicht, dass man langweilige Schilder aufstellt. Nutze die Gelegenheit, um deine Marke und die COVID-Richtlinien durch ansprechendes Grafikdesign zu präsentieren. Dies ist deine Chance, um deine Teilnehmer wirklich in deine Veranstaltung zu verlieben!

Sei kreativ!

Verantwortung und Kreativität: Mache dieses dynamische Duo zu deinem Begleiter bei der Gestaltung eines sicheren Veranstaltungslayouts. So wie keine Veranstaltung der anderen gleicht, sind auch hier die Lösungen endlos. Wir haben in diesem Blogbeitrag nur an der Oberfläche gekratzt, aber wir hoffen, dass er dich dazu angeregt hat, die Einhaltung von COVID-19 mit der Einbindung des Publikums auf neue und spannende Weise zu verbinden.