Dein Leitfaden für Veranstaltungsregistrierung und Ticketing!

Wenn wir an Veranstaltungen denken, denken wir automatisch an Unterhaltung, Networking-Möglichkeiten, die Bühne und Gamification, neben vielen anderen Dingen. Aber heute sollten wir ein paar Schritte zurückgehen und darüber nachdenken, wo unsere Veranstaltungen wirklich beginnen. Ist es der Zeitpunkt, an dem dein Teilnehmer durch die Türen deines Veranstaltungsortes tritt oder sich auf deiner virtuellen Veranstaltungsplattform anmeldet? Oder ist es viel früher, bei der Veranstaltungsregistrierung? Da die Veranstaltungsregistrierung der erste Kontaktpunkt für deine Teilnehmer ist, halten wir es für wichtig, das Beste daraus zu machen!

Während wir in unseren Häusern eingesperrt waren und auf die Rückkehr zu persönlichen Veranstaltungen warteten, haben sich viele Veranstaltungstechnikunternehmen an die Arbeit gemacht und erstaunliche Softwarelösungen entwickelt, die den Prozess der Veranstaltungsanmeldung für Veranstaltungsplaner noch wertvoller machen. In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du die Veranstaltungsregistrierung einrichten kannst, und wir erwähnen spannende Funktionen, die deine Veranstaltung auf die nächste Stufe heben werden.

Grundlagen der Veranstaltungsregistrierung

Die Veranstaltungsregistrierung scheint einfach zu sein, wenn man zum Beispiel Konzertkarten kauft. Die Teilnehmer geben ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse und ihre Kreditkartendaten an, und schon kann es losgehen. Aber wie alle Veranstaltungsplaner und -manager wissen, dienen geschäftliche Veranstaltungen einem anderen Zweck. Sie möchten so viel wie möglich über ihre Teilnehmer erfahren, z. B. über deren Branche, Unternehmen, Berufsbezeichnung, Sitzungen, Unterkunft und Interessen. Und das wollen sie so schnell wie möglich wissen – wenn sich die Teilnehmer anmelden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Veranstaltungsregistrierung einzurichten, aber im Allgemeinen gibt es zwei Wege, wie Veranstaltungsplaner die Registrierung umsetzen können:

Einrichtung einer Microsite: eine Veranstaltungswebsite, auf der bestimmte Aspekte der Veranstaltung hervorgehoben werden, z. B. die Referenten, die Community-Seite, die FAQ und vieles mehr. Außerdem kann die Microsite das Design der persönlichen und virtuellen Komponenten der Veranstaltung näher erläutern. Microsites können je nach Bedarf angepasst werden; es können mehrere Seiten mit unterschiedlichen Inhalten eingerichtet werden.

Ein einfaches Anmeldeformular einrichten: Ein einfaches Anmeldeformular, über das die Teilnehmer ihre Tickets anfordern können. Das Browsing ist begrenzt.

Ob du dich für die eine oder die andere Variante entscheidest, hängt von der Gestaltung deiner Veranstaltung und deinen Zielen ab. Welche Seiten möchtest du auf deiner Veranstaltungswebsite präsentieren? Gibt es verschiedene Ticketarten und unterschiedliche Preise für deine Tickets? Bietest du Frühbucher- oder andere exklusive Tickets an? Möchtest du in deinem Anmeldeformular für die Veranstaltung bestimmte Fragen stellen? Anhand der Antworten auf diese Fragen kannst du dir ein klareres Bild davon machen, für welche der beiden Optionen du dich entscheiden solltest.

Anmeldung zur Veranstaltung: Zahlungsoptionen

Nichts führt schneller zu Frustration als ein schief gelaufener Zahlungsvorgang. Wähle einen zuverlässigen Zahlungsanbieter und biete verschiedene Zahlungsoptionen an und teste diese. Falls du eine weltweite Veranstaltung planst, solltest du außerdem darüber nachdenken, Zahlungen in verschiedenen Währungen zu akzeptieren.

Zieh in Erwägung, deine Zahlungsoptionen um die folgenden Funktionen zu erweitern:

Einzahlungsstruktur: Die Teilnehmer hinterlegen bei der Online-Anmeldung eine Anzahlung, Rabattcodes: Gutscheine oder Sonderangebote Tracking-Codes: Du kannst nachverfolgen, wie viele Verkäufe ein bestimmter Sponsor auf deiner Veranstaltung getätigt hat, Botschafterprogramme: Belohnung der Teilnehmer mit einer Rückerstattung, wenn sie eine bestimmte Anzahl anderer Teilnehmer werben (Bonuspunkte: es hilft, den Umsatz zu steigern!).

Es versteht sich von selbst, dass deine Teilnehmer eine Bestätigungs-E-Mail erhalten sollten. Für den Fall, dass beim Kauf des Tickets ein Fehler auftritt, solltest du einen Kundendienst bereithalten. So verhindern wir nicht nur, dass wir potenzielle Teilnehmer verlieren, sondern schaffen auch ein Gefühl des Vertrauens und der Sicherheit.

Zeitplan für die Veranstaltungsregistrierung vor Ort

Wie fügt sich die Veranstaltungsanmeldung in einen größeren Zeitrahmen ein? Wir empfehlen, die Veranstaltungsanmeldung 2-3 Monate im Voraus zu eröffnen. Zuerst solltest du deine Microsite erstellen und ein Formular einrichten, damit die Tickets in den Verkauf gehen können. Biete Frühbucher-Tickets an, um eine überwältigende Anzahl von Anmeldungen in letzter Minute zu vermeiden, und versorge dein Publikum bis zum großen Tag mit E-Mail-Marketing.

Auch die Namensschilder sollten keine nachträgliche Idee sein. Entscheide dich sechs Wochen vor der Veranstaltung für das endgültige Design der Namensschilder, damit du genügend Zeit hast, sie zu bestellen und vorzubereiten. Füge einen RFID- oder einen QR-Code hinzu? Oder verzichte auf Badges, um so umweltfreundlich wie möglich zu sein?

Sorg dafür, dass die Ausrüstung für die Veranstaltungsregistrierung zwei Wochen vor der Veranstaltung einsatzbereit ist, und triff dich mit dem Techniker vor Ort, um sicherzustellen, dass deine Veranstaltungsregistrierung ordnungsgemäß eingerichtet ist. Ein Tag vor deiner Veranstaltung ist der richtige Zeitpunkt, um deinen Veranstaltungsort für den Erfolg vorzubereiten: Sorg dafür, dass alle erforderlichen Geräte für die Registrierung, wie Drucker, Tablets und Scanner, rechtzeitig zur Verfügung stehen.

Erfahrung bei der Veranstaltungsregistrierung vor Ort

Die Online-Registrierung ist eingerichtet, die Zahlungen sind erfolgt. Lass uns nun einen genauen Blick darauf werfen, was deine Teilnehmer erleben werden, wenn sie vor Ort eintreffen. Plane und überwache den Check-in-Prozess sorgfältig. Als erster Kontaktpunkt mit deinem Veranstaltungsort kann dieser erste Teil des Veranstaltungsablaufs die Stimmung deiner Teilnehmer nachhaltig beeinflussen.

Da der Check-in-Prozess eine der wichtigsten Variablen in der Gleichung deines gesamten Veranstaltungsdesigns ist, sollte er so nahtlos und effizient wie möglich sein. Es sollte keine Verwirrung darüber geben, wo sich der Registrierungsbereich befindet, wo die Teilnehmer ihre Tickets vor Ort kaufen können und wo sie ihre Ausweise und Schlüsselbänder abholen können. Halte die Teilnehmer bei der Stange und entspanne sie. Verwende eine markengerechte Beschilderung, um deine Teilnehmer zu leiten, und mache die Veranstaltungsregistrierung zu einem spannenden Teil des großen Auftritts deiner Veranstaltung! Und schließlich kannst du dir die Registrierung vor Ort wie das Einchecken an einem Flughafen vorstellen. Du kannst deinen Teilnehmern einen Kiosk zur Selbstbedienung anbieten, damit sie ihre Ausweise selbst abholen können, oder einen Schalter mit Personal bereitstellen. Stelle sicher, dass genügend Personal vorhanden ist, um lange Schlangen zu vermeiden und denjenigen zu helfen, die Hilfe benötigen. Und vergiss nicht dein virtuelles Publikum: Schaffe auch für sie einen virtuellen Helpdesk.

Die ganze aufregende Veranstaltungstechnologie!

Wenn du denkst, dass es bei der Veranstaltungsregistrierung nur darum geht, Zahlungen zu kassieren und den Teilnehmern ihre Ausweise auszuhändigen, wirst du dich wundern. Es gibt inzwischen so viele spannende Lösungen für die Veranstaltungstechnik, die unglaubliche Einblicke in deine Veranstaltungen bieten. Im 21. Jahrhundert sind Daten das A und O. Hol dir deine RFIDs und nimm am königlichen Festmahl teil.

Füge deiner Zahlungsabwicklung Verkehrsanalysen hinzu: Sieh, wie deine Teilnehmer zum Anmeldeformular gelangt sind (verschiedene Social-Media-Plattformen, Google, …)

Ermöglich bargeldlose Zahlungen, indem du Badges oder Armbänder für Zahlungen verwendest, Anwesenheitsverfolgung:

Heatmaps: Sieh in Echtzeit, wann die Spitzenzeiten für die Registrierung sind und stell bei Bedarf mehr Personal ein, Lass die Teilnehmer beim Betreten/Verlassen einer Sitzung einen Ausweis scannen und erfasse die Zeit, die sie in der Sitzung verbracht haben (Nachweis der Anwesenheit für CEU-Credits)

Lead Retrieval: Stelle deinen Ausstellern und Sponsoren eine Liste der Personen zur Verfügung, mit denen sie durch das Scannen der Teilnehmerausweise Kontakt hatten.

Und denk daran: Wenn du auf der Suche nach der perfekten Veranstaltungsplattform bist, ist die Veranstaltungsregistrierung eine der wichtigsten Funktionen, auf die du achten solltest. Die Implementierung dieser aufregenden Veranstaltungstechnologielösungen wird Wunder für deinen ROI bewirken, also tu dein Bestes, um mit der Zeit zu gehen!

Sicher und zuverlässig mit der Veranstaltungsregistrierung

Vor kurzem hat die Veranstaltungsregistrierung eine weitere große Verantwortung übernommen. Als erste Anlaufstelle umfasst sie nun auch Gesundheitsuntersuchungen, um die Einhaltung von COVID-19 bei Veranstaltungen zu gewährleisten. Ein effizienter Ablauf bei der Registrierung ist nicht nur wichtig, um die Teilnehmer zufrieden zu stellen, sondern auch, um einen sicheren Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten.

Die Teilnehmer können ihren Impfnachweis oder negativen Test über mobile Apps und SMS-basierte Lösungen vorlegen. Außerdem kann der Veranstalter vor Ort Tests mit Antigen-Schnelltests, molekularen Tests und/oder thermischen Temperaturmessgeräten anbieten.

Schlussfolgerung:

Wie du siehst, steckt hinter der Veranstaltungsregistrierung viel mehr, als man auf den ersten Blick sieht. Die Pandemie hat die Einführung spannender Veranstaltungstechnologien beschleunigt, die viele Prozesse automatisieren und den Veranstaltungsplanern bei jedem Schritt aufschlussreiche Analysen liefern.

Anwesenheitsnachverfolgung, Lead-Generierung, RFIDs, Veranstaltungsplattformen, … wenn dir bei all diesen modernen Schlagwörtern der Veranstaltungsbranche der Kopf schwirrt, mach dir keine Sorgen. Du bist nicht allein. Und die gute Nachricht ist, dass du nicht genau verstehen musst, wie Softwarelösungen funktionieren, um sie in deine übergreifende Eventstrategie einzubinden. Als Einsteins of Events sehen wir Veranstaltungstechnologie als eine Möglichkeit, mehr kostbare Zeit und Energie von Veranstaltungsplanern freizusetzen. Zögere also nicht, dich an uns zu wenden. Gemeinsam finden wir die technischen Lösungen, die am besten zu den Zielen deiner Veranstaltung passen!