Virtuelles Publikumsengagement: Halte deine Remote-Teilnehmer bei Laune

Wie jeder gute Eventplaner und -vermarkter weiß, dreht sich bei Veranstaltungen alles um Menschen. Und während es bei persönlichen Erlebnissen eine Menge Glücksfälle und spontane menschliche Verbindungen gibt, hinken virtuelle Veranstaltungen immer noch hinterher, wenn es um die Einbindung des Publikums geht. In der Tat ist die Einbindung des virtuellen Publikums eine der größten Herausforderungen für die Planer. Es ist eine Sache, wenn jemand bei einer persönlichen Veranstaltung abschweift. Sobald ein Teilnehmer jedoch sein Interesse an einer virtuellen Veranstaltung verloren hat, können wir nur wenig tun, um ihn zurückzuholen, sobald er sich abgemeldet hat.

Der Schlüssel zur Einbindung des virtuellen Publikums liegt daher darin, das virtuelle Publikum von dem Moment an, in dem es die Plattform betritt, bis zum Ende der Veranstaltung bei Laune zu halten. Eine narrensichere Strategie zur Einbindung des virtuellen Publikums zu entwickeln, klingt schwierig, ist aber nicht unmöglich. Wir untersuchen, welche Schritte du vor, während und nach der Veranstaltung unternehmen kannst, um deine Teilnehmer zu begeistern und deine Veranstaltungsziele zu erreichen.

Vor der Veranstaltung

Die Einbindung des virtuellen Publikums ist kein zufälliges Nebenprodukt deiner Veranstaltung, sondern etwas, das bei der Konzeption einer virtuellen Veranstaltung berücksichtigt werden muss. Denke über die Definition von Engagement für dein spezielles virtuelles Erlebnis nach. Wirst du das Engagement an der Anzahl der gesehenen Sitzungen messen? Die Teilnahme an Umfragen und Fragerunden? Die Verwendung des Hashtags deiner Veranstaltung? Lege KPIs fest, die du nach der Veranstaltung analysieren kannst. Die meisten Veranstaltungsplattformen bieten erstaunliche Dateneinblicke, die dir helfen zu verstehen, inwieweit du deine Ziele für die virtuelle Veranstaltung erreicht hast. Aber wir wollen nicht zu weit vorgreifen!

Pflege dein Publikum

Wir alle wissen, dass es keine gute Idee ist, Menschen mit Dutzenden von E-Mails zu bombardieren. Aber wenn du dich bis zum Tag deiner Veranstaltung völlig ruhig verhältst, wird das auch nicht viel zur Einbindung des virtuellen Publikums beitragen. Am besten ist es, wenn du den richtigen Zeitpunkt findest, um dein Publikum zu erreichen.

Nutze den Registrierungs- und Ticketverkaufsprozess als Gelegenheit, deine Teilnehmer besser kennen zu lernen. Du kannst sie zum Beispiel fragen, auf welche Sitzungen sie sich am meisten freuen und wo sie von deiner Veranstaltung gehört haben. Halte dann den Hype am Leben, indem du relevante Informationen über die Veranstaltung verschickst. Wer sind die Referenten? Welche Funktionen der virtuellen Veranstaltungsplattform heben deine Veranstaltung hervor? Gibt es Änderungen, auf die die Teilnehmer aufmerksam gemacht werden sollten? Entwickle eine E-Mail- und Social-Media-Strategie, die sich auf die Beantwortung all dieser Fragen konzentriert.

Ziehe auch den Versand von physischen Ausweisen und Beuteln in Betracht. Nur weil deine Veranstaltung aus der Ferne stattfindet, bedeutet das nicht, dass du auf den menschlichen Kontakt verzichten musst.

Lass einen #Hype entstehen!

Es ist von Vorteil, wenn deine Teilnehmer bereits vor der Veranstaltung miteinander in Kontakt treten. Und im Zeitalter der sozialen Medien wird die Förderung dieser Art von Verbindung eine deiner größten Stärken sein. Warum kreierst du nicht einen Hashtag, der für deine virtuelle Veranstaltung relevant ist und dem das Publikum auf Facebook, LinkedIn, Instagram usw. folgen kann? Sei dabei kreativ!

Außerdem kannst du deine virtuellen Teilnehmer ermutigen, die von dir gewählte Veranstaltungsplattform im Voraus herunterzuladen und dort interessante Gespräche zu führen. Auf diese Weise können sich die Teilnehmer schon vor Beginn der virtuellen Veranstaltung kennenlernen, so dass sich die Interaktionen fast so natürlich anfühlen wie in einer persönlichen Umgebung.

Engagiere die richtigen Redner – und coache sie!

Die Redner sind oft der Star einer Veranstaltung. Doch gerade bei virtuellen Veranstaltungen musst du bei der Auswahl der Redner wählerischer denn je sein. Es spielt keine Rolle, wie viel Experte jemand für ein bestimmtes Thema ist – wenn er ein physisches Publikum braucht, um sich zu entfalten, dann wird er wahrscheinlich nicht gut in einer entfernten Situation sprechen können.

Die Fähigkeit, sich einzubringen und die ungeteilte Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen, sind zwei nicht verhandelbare Eigenschaften für virtuelle Moderatoren. Frage sie nach Beispielen für frühere Auftritte bei virtuellen Veranstaltungen. Der Moment, in dem dein Redner die virtuelle Bühne betritt, muss eine menschliche Verbindung und Charisma ausstrahlen.

Stelle außerdem sicher, dass du deine Redner mit dem Veranstaltungsmanagement oder der Produktionsfirma, mit der du zusammenarbeitest, in Verbindung bringst. Unabhängig davon, ob sie zum ersten Mal an einer Remote-Veranstaltung beteiligt sind oder nicht, werden die technischen Produzenten wertvolle Tipps zu Themen wie Ton, Beleuchtung und den Feinheiten der von dir verwendeten Plattform geben. Stelle sicher, dass sie mit den Publikumsreaktionssystemen vertraut sind, die die Teilnehmer während der Veranstaltung nutzen werden.

Das Design der Inhalte ist wichtiger denn je

Ein großartiger Redner kann Wunder bewirken, um das virtuelle Publikum zu fesseln, aber wenn er langweilige PowerPoint-Präsentationen verwendet, besteht die Gefahr, dass die Zuhörer anfangen zu gähnen. Da die menschliche Aufmerksamkeitsspanne auf acht Sekunden geschrumpft ist, müssen wir unseren Teilnehmern helfen, konzentriert zu bleiben.

Anstatt Sitzungen zu veranstalten, die mehr als eine Stunde dauern, solltest du dein Publikum mit mundgerechten Inhalten versorgen, die viel Interaktion zwischen dem Redner und den Zuhörern ermöglichen.

Auf alles vorbereiten

Proben sind nicht nur für persönliche Veranstaltungen reserviert! Und der beste Weg, virtuelle Teilnehmer dazu zu bringen, die Veranstaltung nach wenigen Minuten wieder zu verlassen, ist ein ungepflegtes Haus. Was wir damit meinen ist, dass die Audio- und Videoqualität perfekt sein muss. Du möchtest, dass deine Teilnehmer alle relevanten logistischen Informationen erhalten, die sie vor der Veranstaltung benötigen. Und natürlich willst du jemanden haben, der ihnen zur Seite steht und alle Fragen zur technischen Unterstützung beantwortet.

Warte nicht bis zum Tag deiner Veranstaltung, um sicherzustellen, dass all dies erledigt ist. Arbeite mit dem besten Eventmanagement-Team und der Plattform deiner Wahl zusammen, damit am großen Tag alles perfekt ist.

Während der Veranstaltung

Nachdem du deine Teilnehmer wochen- oder monatelang aufgemuntert hast, ist es endlich soweit. Die technischen Aspekte sind geklärt, deine Redner sind die besten ihres Fachs, und die Inhalte, die du anbieten wirst, sind einzigartig.

Es gibt viele Maßnahmen, die du ergreifen kannst, um ein hohes virtuelles Publikumsengagement während der Veranstaltung sicherzustellen. Mach dir klar, dass deine Teilnehmer keine passiven Empfänger von virtuellen Inhalten sind, sondern aktive Teilnehmer, die das virtuelle Erlebnis mitgestalten!

Bring alle zum Einchecken

Gib deinen Teilnehmern genügend Zeit, um einzuchecken und der virtuellen Veranstaltungsplattform, die als Veranstaltungsort dient, beizutreten. Dein technischer Support sollte immer in Bereitschaft sein, für den Fall, dass einige Teilnehmer Schwierigkeiten haben, sich auf der Plattform anzumelden oder nicht wissen, wie sie die Funktionen nutzen können. Warte nicht darauf, dass deine Teilnehmer den Chat in Gang bringen – es ist die Aufgabe des Moderators, den Chatraum anzuheizen. Sie sind diejenigen, die immer wieder Fragen stellen müssen, die zu Diskussionen führen.

Lass deine Redner und Moderatoren während der Sitzungen die Anwesenheit der Teilnehmer mit besonderen Worten und einem herzlichen Dankeschön würdigen. Denke daran, dass du bei jedem Schritt die persönliche, menschliche Verbindung wiederherstellen willst.

Tools zur Einbindung des virtuellen Publikums

Zoom in seiner einfachsten Form bietet nur einen Chat, aber die Veranstaltungsplattformen verfügen über eine breite Palette von Zusatzfunktionen. Während der Sitzungen können sich die Teilnehmer durch Umfragen und Fragen und Antworten an Diskussionen beteiligen. Die Redner können die Ergebnisse der Umfragen, die Fragen des Publikums und die Teilnehmer selbst auf dem großen Bildschirm präsentieren. Auf diese Weise fühlen sich die Teilnehmer wirklich wie ein integraler Bestandteil der Veranstaltung.

Push-Benachrichtigungen sind eine großartige Möglichkeit, eine geringe Beteiligung des virtuellen Publikums zu verhindern. Du kannst deine Teilnehmer über mögliche Änderungen im Zeitplan informieren. Erstelle individuelle Push-Benachrichtigungen, damit jeder Teilnehmer nur an die Sitzungen erinnert wird, für die er sich angemeldet hat. Es sind die kleinen Dinge, die zählen!

Gib ihnen Zeit zum Durchatmen

Akzeptiere, dass sich dein virtuelles Publikum nicht so verhält wie dein persönliches Publikum und plane dies ein. Du kannst nicht erwarten, dass die Teilnehmer aus der Ferne an einer dreitägigen Konferenz mit sechsstündigen Sitzungen pro Tag teilnehmen, denn es gibt viele Faktoren, die wir bereits besprochen haben.

Also stell sicher, dass der von dir erstellte Zeitplan so genau wie möglich eingehalten wird. Beschränke die Sitzungen auf maximal 60 Minuten und gib allen Teilnehmern die Möglichkeit, sich zu erholen. Du kannst auch aktive Maßnahmen ergreifen, um deine Teilnehmer bei Laune zu halten. Du kannst zum Beispiel die Bewegung während der Veranstaltung fördern und jemanden beauftragen, eine kurze Dehnungsübung durchzuführen.

Bedenke auch, dass deine Teilnehmer vielleicht nur eine Pause von den Sitzungen, nicht aber von der Veranstaltung als Ganzes brauchen. In diesem Fall ist es eine gute Idee, eine virtuelle Lobby einzurichten, in der die Teilnehmer frei miteinander kommunizieren können.

Spiel mit!

Ein großartiger Schritt, um deine Strategie zur Einbindung des virtuellen Publikums zu ergänzen, ist die Gamifizierung von Veranstaltungen. Spiele und Wettbewerbe machen deine virtuellen Teilnehmer wettbewerbsfähig und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich an pro-sozialen Aktivitäten beteiligen. Du kannst fast jeden Aspekt der Veranstaltung spielerisch gestalten. Lass deine Gäste Punkte für jede Person sammeln, die sie treffen, oder für jede Sitzung, die sie beobachten oder bewerten. Die Bestenliste zeigt an, welche Teilnehmer die Herausforderung gewonnen haben – gib ihnen ein besonderes Lob!

Gamification ist jedoch mehr als nur ein erstaunliches Instrument zur Einbindung des virtuellen Publikums. Es ist auch eine großartige Möglichkeit, die Teilnehmer zu gewünschtem Verhalten zu ermutigen. Wenn dein Event darauf abzielt, den Ausstellern bei virtuellen Veranstaltungen einen Mehrwert zu bieten, belohne die Teilnehmer, wenn sie so viele Ausstellerstände wie möglich besuchen.

Vergesse nicht, die sozialen Medien zu überwachen

Wenn du eine komplexe Social-Media-Strategie entwickelt hast, solltest du deine Kanäle während der gesamten Veranstaltung aufrechterhalten. Außerdem ist dies eine ganz neue Möglichkeit, mit dem Publikum in den Pausen in Kontakt zu treten und allen mitzuteilen, was bisher passiert ist – vielleicht sind die Teilnehmer dann so neugierig, dass sie mittendrin einsteigen wollen.

Verwende weiterhin den Hashtag und fordere deine virtuellen Teilnehmer auf, ihre Lieblingsstelle der Veranstaltung mitzuteilen. Wahrscheinlich werden sich einige deiner Zuhörer auch über Facebook und Instagram beteiligen wollen, also schaue immer wieder nach Updates und bestätige die Aktionen, die du siehst. Screenshots, Highlights, die interessantesten Diskussionen in den Chatrooms … all das ist eine hervorragende Quelle für Inhalte, die deine Social-Media-Kanäle am Leben erhalten und dein Publikum auf Trab halten und Lust auf mehr machen!

Nach der Veranstaltung

Du hast es geschafft! Du hast eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung organisiert, die dein Publikum begeistert hat. Die Leute haben mitgemacht, die Chatrooms waren voll, und die Teilnehmerzahl war großartig. Aber bedeutet das, dass deine Reise zur Einbindung des virtuellen Publikums zu Ende ist? Nein! Es gibt noch einige andere Dinge, die du tun solltest, um deine Markentreue und Glaubwürdigkeit zu erhöhen und den Hype um deine virtuellen Veranstaltungen aufrechtzuerhalten.

Bitte um Feedback und analysiere die Daten

Ganz gleich, ob es sich um deine erste oder hundertste virtuelle Veranstaltung handelt, das Einholen von Feedback der Teilnehmer ist immer ein Muss. Du wirst wissen wollen, was aus deren Sicht gut und schlecht gelaufen ist. Fanden sie den Inhalt ansprechend? Wie hat ihnen der Redner gefallen? Gibt es noch etwas, was du hättest tun können, um die Veranstaltung insgesamt zu verbessern?

Alles, was du zu sagen hast, ist eine wertvolle Information, die du nutzen kannst, um die Qualität deiner virtuellen Veranstaltungen kontinuierlich zu verbessern – und natürlich auch die Teilnehmerzahlen. Da nicht jeder gerne Umfragen nach der Veranstaltung beantwortet, solltest du eine Art Belohnung für die Teilnahme anbieten. Es wird sich lohnen.

Denke daran, dass auch deine virtuelle Plattform viele Einblicke in das Engagement bei deiner Veranstaltung bietet. Du kannst sehen, welche Sitzungen am meisten besucht wurden, wie deine Teilnehmer mit deinen Inhalten umgegangen sind, und alle Umfrageergebnisse einsehen. Nutze diese Erkenntnisse, um deine Strategie für virtuelle Veranstaltungen bei Bedarf zu optimieren.

Wiederverwenden!

Hier kannst du zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen, indem du den Geist deiner Veranstaltung lebendig hältst und mehr Menschen in den Genuss des Erlebnisses kommen lässt – auch wenn es nicht live ist. Es ist nicht ungewöhnlich, dass viele virtuelle Konferenzen und Webinare aufgezeichnet und dann auf virtuellen Veranstaltungsplattformen zur Verfügung gestellt werden. Und nicht selten ziehen diese immergrünen Inhalte am Ende mehr Zuschauer an als die eigentliche Live-Veranstaltung.

Apropos On-Demand-Inhalte auf der von dir gewählten Plattform: Ein spannender Veranstaltungstrend im Jahr 2022 ist das Community-Modell. Dein virtuelles Event liegt vielleicht schon hinter dir, aber der Spaß muss nicht aufhören! Eine Event-Plattform ist ein großartiger Ort für deine Community, um sich zu vernetzen, mehr über deine Arbeit zu erfahren und das ganze Jahr über On-Demand-Inhalte anzusehen. Dies ist die beste Strategie zur Einbindung des virtuellen Publikums, da sich die Einbindung fast von selbst ergibt.

Schlussfolgerungen

Wir hoffen, dass du jetzt einen ganzheitlichen Eindruck davon bekommen hast, wie du eine unglaubliche Strategie zur Einbindung des virtuellen Publikums entwickeln kannst. Es gibt Schritte, die du in jeder Phase des Planungsprozesses für virtuelle Veranstaltungen unternehmen kannst: vor der Veranstaltung, während und nach der Veranstaltung. Sei bereit, dich über dieses heiße Thema weiterzubilden, denn digitale Veranstaltungen werden nicht verschwinden. Im Gegenteil: Da Veranstaltungsplattformen zunehmend Jahresabonnements anbieten, werden die meisten Planer mehrere virtuelle Veranstaltungen pro Jahr planen.

Es mag schwierig erscheinen, deine Teilnehmer aus der Ferne bei Laune zu halten, aber es ist machbar – vor allem, wenn du weißt, wie du die Möglichkeiten spannender Veranstaltungstechnologielösungen voll ausschöpfen kannst. Verlasse dich auf deine Eventmanagement-Partner, wenn es darum geht, ansprechende virtuelle Erlebnisse zu entwerfen – und hoffe nicht, dass es von selbst geschieht.