Warum Technologie das Herzstück deiner Event-Strategie sein sollte

Wir haben immer wieder gesagt, dass sich die Veranstaltungsbranche für immer verändert hat. Die Pandemie hat virtuelle Veranstaltungen normalisiert und die Einführung verschiedener technischer Lösungen für Veranstaltungen beschleunigt. Man könnte sogar sagen, dass sich die Veranstaltungstechnik seit März 2020 mehr entwickelt hat als im gesamten Jahrzehnt davor!

Außerdem haben sich hybride Veranstaltungen als der Weg der Zukunft etabliert. Während wir uns in dieser neuen Landschaft zurechtfinden, sind wir aufgefordert, die Art und Weise, wie wir Geschäfte machen und Veranstaltungen planen, neu zu bewerten. Traditionelle Denkweisen helfen uns nicht mehr wie früher. Wenn sich Planer dafür entscheiden, ihre Veranstaltungsstrategien auf die alte Art und Weise weiterzuentwickeln, haben sie oft Schwierigkeiten, ihre Budgets so zu verteilen, dass sie all das neue Terrain abdecken, das seit der virtuellen Revolution entstanden ist. Während der Weg in die Zukunft vor einem Jahr noch ungewiss war, ist er jetzt ganz klar:

Die Veranstaltungstechnik sollte im Mittelpunkt deiner Veranstaltungsstrategie stehen. Wenn du eine solche Strategie verfolgst, wird sich alles andere von selbst ergeben.

Aber lass uns zunächst unsere kühne Behauptung in die richtige Perspektive rücken. Wir müssen verstehen, wie der Event-Budgetierungsprozess vor der Pandemie funktionierte und was die neuen Variablen in der Event-Strategie-Gleichung sind. Erst dann können wir unseren Blick auf den Horizont richten und erkennen, dass die Zukunft nur in der Event-Technologie liegt. Dieser Blogbeitrag ist keineswegs eine Wahrsagerei, sondern basiert auf aktuellen Eventtrends und Innovationen.

Veranstaltungsstrategie beginnt mit Zielen und KPIs

Beginnen wir mit den Grundlagen. Wenn du ein eifriger Leser unseres Blogs bist, weißt du, was das bedeutet: SMARTe Veranstaltungsziele setzen. Keine Veranstaltung ist wie die andere. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie du deine Veranstaltungsziele erreichen kannst, ganz zu schweigen davon, dass jede Veranstaltung eine eigene Gruppe von Teilnehmern und Interessengruppen hat.

Nutze deine Veranstaltungsziele, um deine KPIs (Key Performance Indicators) festzulegen, die quantifizierbar sind und nützliche Dateneinblicke liefern können. Je nach Veranstaltung bist du vielleicht daran interessiert, die Zufriedenheit der Teilnehmer, den Bruttoumsatz, die Zufriedenheit der Sponsoren, den NPS oder die Sitzungsanalyse zu messen. Im Wesentlichen messen die KPIs die Veranstaltungsziele und den Erfolg deiner Veranstaltung als Ganzes und sollten daher die Hauptrolle in deiner gesamten Veranstaltungsstrategie spielen. Schließlich musst du sicherstellen, dass diejenigen, die ihre Zeit, ihr Geld und ihre Energie in deine Veranstaltung investieren, auch eine Rendite für diese Investition erhalten.

Und nun zum furchterregenden B-Wort: Budget. Wenn all unsere Ängste und Sorgen in Bezug auf die Budgetierung von Veranstaltungen verschwunden sind, bleibt eine objektive Wahrheit: Ein Veranstaltungsbudget ist ein Instrument, das Veranstaltungsplanern hilft, ihre Ziele zu erreichen. Nicht mehr und nicht weniger!

Veranstaltungsbudgets: Traditionelle, kategoriebasierte Denkweise

Veranstaltungsbudgets stammen aus verschiedenen Quellen. Zu den beliebtesten in der Veranstaltungsbranche gehören Unternehmensbudgets, Teilnehmergebühren, Sponsoring von Partnern und/oder Spenden. Grob gesagt, unterteilen Planer ihr gesamtes Budget in verschiedene Bereiche der Veranstaltung.

Der Veranstaltungsort: Ein großer Teil des Budgets wird für die Anmietung von Ballsälen, die Bewirtung und die Bereitstellung von Zimmern aufgewendet.

Event-Produktion: Die AV-Kosten umfassen alles, was mit Video, Audio, Beleuchtung, Strom und Internet zu tun hat.

Veranstaltungsdesign: Beschilderung, Werbemittel, Veranstaltungslayout, Gestaltung von Besprechungsräumen, Ausstellungsflächen und andere kreative Bestandteile der Veranstaltung.

Logistik: Veranstaltungsanmeldung, Versand, Papiermaterial, Reisen und Kommunikation mit den Teilnehmern.

Marketing: Erreiche dein Publikum über Anzeigen, soziale Medien und E-Mail-Marketing.

Aber denke daran, dass dies eine traditionelle Denkweise ist. Bis 2019 kamen Veranstaltungsplaner mit dieser Denkweise gut zurecht, aber heute sind sie leicht frustriert und verwirrt. Die Art und Weise, wie sie ihr ganzes Leben lang über Budgetzuweisungen nachgedacht haben, scheint nicht mehr zu funktionieren!

Aufgepasst, Veranstaltungstechnik im Anmarsch!

Die virtuelle und hybride Event-Revolution hat einen großen neuen Akteur hervorgebracht, der eine eigene Kategorie verdient: innovative Veranstaltungstechnik.

In Wirklichkeit gibt es Veranstaltungstechnik schon seit langem, aber traditionell fiel sie meist in den Bereich der AV und Produktion. Heute ermöglicht sie es uns, ein globales Publikum zu erreichen und viele Prozesse zu automatisieren – und das alles auf kostengünstige Weise. Während sich viele Veranstaltungsplaner vor 2020 noch nicht mit virtuellen Veranstaltungsplattformen, Livestreaming, Remote-Moderatoren und On-Demand-Inhalten befasst haben, können sie nun den Kopf nicht mehr in den Sand stecken.

Es ist verständlich, dass die plötzliche, glorreiche Ankunft von Softwarelösungen als bedrohlich empfunden wird. Das tun alle Veränderungen bis zu einem gewissen Grad. Aber die gute Nachricht ist, dass die Einführung von Veranstaltungstechnik nicht unbedingt eine enorme Budgeterhöhung erfordert. Was wir stattdessen vorschlagen, ist eine konzeptionelle Änderung unserer strategischen Denkweise: Mache die Veranstaltungstechnik zum Kernstück deiner Veranstaltungsstrategie, und alles andere wird sich von selbst ergeben.

Technologie als Kernstück der Event-Strategie

Hier ist der erste Schritt, den du tun musst, um deinen Bezugsrahmen für die Veranstaltungsstrategie zu verändern:

Vergiss die oben genannten traditionellen Kategorien für eine Sekunde. Stattdessen musst du die Veranstaltungstechnik ganzheitlicher betrachten. Frage dich:

Was ist die Funktion einer Veranstaltungsplattform? Denn Veranstaltungsplattformen erfüllen verschiedene Funktionen, so dass man sie nicht einfach in eine Schublade wie AV, IT oder Logistik stecken kann. Man könnte sogar behaupten, dass Plattformen zu den neuen Veranstaltungsorten geworden sind!

Wenn es also um eine effektive Budgetierung in dieser neuen Ära der Veranstaltungen geht, muss sich nicht der Geldbetrag ändern, sondern vielmehr die Art und Weise, wie wir dieses Budget zuweisen. Lass uns einige andere Möglichkeiten untersuchen, wie Technologie und Veranstaltungsplattformen in verschiedene Bereiche deines Veranstaltungsbudgets einfließen.

AV-Übertragung von Veranstaltungsinhalten und Voraufzeichnung von Sitzungen: traditionell ein Produktionsbereich,

Veranstaltungsregistrierung: eine Gelegenheit, Daten zu sammeln, um deine Kaufkraft zu nutzen oder Leads zu erhalten,

Kommunikation mit den Teilnehmern: traditionell eine logistische Angelegenheit,

Networking-Möglichkeiten: Gestaltung der Veranstaltung zur Erleichterung von Kontakten zwischen Teilnehmern aus der Ferne oder den beiden hybriden Publikumsgruppen der Veranstaltung.

Und hier noch etwas Erfreuliches: Veranstaltungstechnik kann dir in gewisser Weise auch Geld sparen!

Technologie ermöglicht es, mehr Menschen auf weniger Raum unterzubringen.

Wenn Analysen, Gamification und Personalisierung dich nicht begeistern (obwohl sie das eigentlich sollten!), dann hat diese technologische „neue Normalität“ auch noch andere, eher traditionelle Vorteile. Durch das Angebot einer virtuellen Teilnahme verringern Sie die Zahl der persönlichen Teilnehmer – und erfüllen damit die Richtlinien der CDC für COVID-konforme Veranstaltungen. Zwei Fliegen mit einer Klappe!

Hybride Veranstaltungsbudgets erfordern weniger Kosten für Speisen und Getränke, Unterkünfte, Reisen und Veranstaltungsorte. Vielleicht musst du nicht mehr das Hotel anmieten, das am nächsten zum Flughafen liegt. Und je kleiner der Veranstaltungsort ist, desto geringer sind deine AV-Kosten! Du kannst stattdessen einen modernen, nicht-traditionellen Veranstaltungsort wählen.

Und schließlich denk an all das Geld (und die Bäume), die du durch den Verzicht auf Papier einsparen wirst. Die Technologie hat Papier völlig überflüssig gemacht. Du kannst jetzt deine gesamte Veranstaltungsbeschilderung und dein Branding in deine virtuelle Veranstaltungsplattform integrieren.

Herausforderungen der Veranstaltungstechnik meistern

Die Zukunft sieht rosig, innovativ und unglaublich kreativ aus, aber sie ist nicht ohne Herausforderungen. Auf dem Weg zu einer technologiezentrierten Eventstrategie müssen wir auch Faktoren berücksichtigen, die einer schnellen Akzeptanz im Wege stehen.

UI/UX: Es ist wichtig, die Veranstaltungstechnik so benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten; je nach Zielgruppe solltest du die Technik (nicht) in den Vordergrund stellen,

Wissensdefizit: Es kann schwierig sein, mit der sich immer schneller entwickelnden Veranstaltungstechnik Schritt zu halten,

Widerstand gegen Veränderungen und die Akzeptanz durch die Führungskräfte: Einige Organisationen haben die Technologie überhaupt nicht angenommen.

Die Event-Strategie der Zukunft!

Wir hoffen, dass wir dir deutlich gemacht haben, dass die Veranstaltungstechnik ein wichtiger Bestandteil deiner Veranstaltungsstrategie sein sollte. Sie kann dir helfen, deine Veranstaltungsziele zu erreichen, und sollte daher nicht nur dann eingesetzt werden, wenn du etwas Geld übrig hast, das du ausgeben kannst. Werfe die traditionelle, auf Kategorien basierende Denkweise über Bord und werde stattdessen zum ganzheitlichen Eventprofi der Zukunft.

Die Veranstaltungstechnik ermöglicht es Veranstaltungsplanern, mit viel mehr Selbstvertrauen zu träumen und zu planen. Strategisches Handeln ist viel einfacher geworden, seit die Datenwissenschaft Einzug gehalten hat. Die Menge an messbaren, präzisen Daten ermöglicht es Planern und Managern, besser informierte Entscheidungen über ihre Veranstaltungen zu treffen.

Wenn dir die Zukunft ein wenig beängstigend erscheint, lass dich nicht entmutigen. Wenn du zu den Vorreitern gehörst, hebst du dich von der Masse ab und erreichst deine Veranstaltungsziele mit weniger Arbeit und Aufwand. Hol dir bei Bedarf Unterstützung – du musst nicht alles selbst herausfinden.